「仕組み化が大切である」
ということが様々な本で書かれています。
確かに仕組み化大切です。

もしかしたら、
小さなカフェで仕組み化は必要ないのでは？
と思っているかもしれません。

どんなに小さなお店あっても、
仕組み化は必要です。

もっと言えば、
仕組み化されていることで
損はありません。

今回の記事では、
仕組み化の大切さとその作り方
についてお伝えします。

仕組み化されることが大切な理由

なぜ仕組み化が必要なのでしょうか？
まず仕組み化の定義を考えてみます。

仕組み化とはきちんとルールを決めて、
全ての仕事の標準を示すことです。
これがとても重要なのです。

この話をすると
「なんだマニュアルを作れってことか」
と声が聞こえてきますが若干違います。

仕組み化するためのツールとして、
マニュアルが活用されるってことです。

最近マニュアルが軽視されがちですが、
マニュアルはとても重要です。

マニュアルがあるからこそ、
誰が作っても、
どんな時間に行っても、
標準化された料理が提供され、
安心してお客様は過ごせるのです。

つまり、
どんな時にも高いレベルでのQCSを
提供できるのです。

そのためのマニュアルを作成し、
そのマニュアルが活用した店舗営業される
仕組みを作ることが重要なのです。

あなたのお店に仕組み化されているかの判断基準

あなたのカフェが仕組み化されているかどうかは
あなたが1週間休めるかどうかでわかります。

もちろん、
人員的な問題もあるかもしれませんが、
人が揃っていても休めないなら、
あなたのカフェには仕組みはない可能性が高い
と言って良いでしょう。

つまり、
誰かがいなければ成立しないお店
になっているのです。

これを『属人化』といいます。
この属人化はかなりの問題です。
にも関わらず気づいていない経営者多いのです。

もしかしたら、
気付いていても気づかないフリをしている
だけかもしれません。

得てしてこのような店長やスタッフは、
「俺(私)が辞めたら、
　この店はすぐに潰れるから(困るだから）」
と思っています。

自分の存在意義を高めることで、
ある意味自分の居場所を確保している
のです。

そうならないためにも、
誰が入っても営業が滞りなく営業できる
仕組み化が必要なのです。

仕組みがあるメリット

今まで説明したから伝わっていると思いますが、
仕組み化がされているメリットを知ってください。

属人化の排除ができる

まずは属人化の排除ができることです。

ある一定のスタッフがいないと
カフェが営業できないということを
防ぐことができます。

この仕組みは、
なかなか仕事ができない人のために
作ってあげることなのです。

もちろん、
ある一部のスタッフによって、
店舗の状態が良くなることがないため、
QCSレベルは安定します。

QCSレベルが安定すれば、
自然と客数も安定し売上も安定します。

また属人化が進むと、
できるスタッフにどうしても負荷がかかります。

そうなると、
できるスタッフの仕事へのモチベーションが
維持できなくなります。

維持できなくなれば
最悪の事態である離職にも繋がります。
スタッフの定着率を上げるためにも、
仕組み化は必須なのです。

スタッフ育成に貢献できる

スタッフが育つ仕組みを作ってあれば。
どんな人でもある一定レベルまで育てる
ことができます。

誰が教えても、
ある程度までなら同じ内容で教えること
ができるでしょう。

また
次の課題が明確になるために、
スタッフが辞めようと考えづらい
環境が作れます。

またスタッフが
「仕事の内容がわからない」
「仕事を教えてもらえない」
という不満も減らすことができます。

人為的ミスを減らすことができる

仕組み化されていれば
スタッフの現場レベルでのミスを防ぐ
ことができます。

例えば開店準備での仕組みができていれば、
お店に行ったら外看板の電気が付いていない
ということはありません。

ピーク前に、
〇〇をいくつ仕込んでおく
ということも仕組み化できているので、
ピーク時の原材料切れによる売り逃し
も防ぐことができます。

具体的にどんな仕組み化が必要か

今まで仕組み化について色々述べてきましたが、
私たちカフェを始め小さな飲食店でできる仕組み化
とはどんなことができるでしょうか？

• お店を開店及び閉店する仕組み
• 今日の仕込み数を決定する仕組み
• いつも同じ味の料理を出す仕組み
• いつも清潔な店舗を維持する仕組み
• どのスタッフが接客しても同じ接客である仕組み
• 店舗の温度管理ができる仕組み
• スタッフ採用から入店までの仕組み
• 採用したスタッフが研修期間を終えるまでの仕組み
• スタッフを育成する仕組み
• スタッフを評価する仕組み
• クレームが入ったときの対応の仕組み
• 新規客を集客する仕組み
• リピート客を作る仕組み
• ファン客を作る仕組み
• SNSを更新する仕組み
• 原価をコントロールする仕組み
• 人件費をコントロールする仕組み

などなどありますよ。
この仕組み化があるのとないのでは、
店舗運営の楽さが違いますよ。

仕組み化の進め方

実際に上記のうちのどれかについて
仕組み化したいと考えた時に、
どのように進めたらよいのかお伝えします。

１、業務を付箋で洗い出す
２、仕組み化が必要なものをピックアップ
３、できる人の作業を参考に作業手順を決める
４、マニュアルor手順書を作成する
５、朝礼、ミーティング、日々の面談で浸透させる

５の「浸透させる」までできて、
仕組み化が完成することをお忘れなく。

仕組み化こそ会社発展の鍵である

以上仕組み化することの重要性をお伝えしました。

仕組み化することの最大のメリットは、
仕組みを持っていればいくらでも店舗を増やせる
ということです。

逆に仕組みを持たずに、
お店を増やすことはかなり危険です。

仕組みを作りましょう。
仕組み化しましょう。
そしてその仕組みを常にバージョンアップ
していきましょう。

仕組み化こそが、
お店発展及び会社が発展することの
最大のポイントであることを忘れないでください。

余談ですが、
私がコンサルタントとして10年以上やれているのは、
上記の仕組みの作る術を全て持っているからです。

だから必要とされているんですよね。

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