カフェ経営時に分析ツールとしてエクセルを活用する
PDCAで分析することが大切だ
と言われておりますが、
実際に分析、検証、改善するには、
今の時代様々なツールが存在します。
いや、ツールが多すぎて、
どのツールを活用したらよいか
迷っているかもしれません。
ここで使えるのがエクセルなのです！
エクセルは1998年位からずっと使用
していますがまだまだ現役で使える
ツールです。
今回の記事では、
カフェ経営においてエクセルの使える
機能をご紹介します。
目次
カフェ経営にエクセルを活用する理由
今の時代エアレジなどのPOSレジの
メニューを見ればたいていの分析データを
すぐに見ることができます。
しかも結構まとめてあり、
グラフ化もされています。
が、ここに落とし穴があります。
このデータを見ていると、
なんか分析した気になってしまうのです。
しかしPOSレジが分析するデータと
あなたが分析すべきデータは
その時によって違うのです。
もっと言えば、
そのPOSのデータはほとんど全てが
エクセルデータでダウンロードできます。
ダウンロードしたデータを
自分なりに加工して作成し、
分析するのです。
自分でデータ加工をしていると、
データ加工中に色々と考えることが
出てくるのです。
その考えること＝分析になるのです。
そうすれば自ずと改善のアイディアが
湧いてくるのです。
活用したいエクセル機能
使ってほしいエクセル機能として、
- 関数
- 条件付き書式
- グラフ
の３つがあります。
それぞれ詳しく解説していきましょう。
※それぞれのやり方については、
専門サイトや専門書をご覧ください。
※他にもフィルやソートなどたくさん
使える機能はありますが、
本ブログではこの３つに絞って解説します。
活用したいエクセルの関数は３つだけ
エクセルの関数を活用するというと、
難しいと言葉が返っててくることが
多々あります。
そんなことありません。
使えるようになる関数は、
- SUM：合計
- IF：条件抽出
- SUMIF：指定した条件の合計
- MAX,MIN：最大値、最小値
- ROUND：四捨五入など
この５つで十分です。
もちろん足し算、引き算、掛け算、割り算の
四則演算が使えてこの5つの関数が使えれば
十分な分析のシートが出来上がります。
条件付き書式を活用する
例えば、
メニューにおいて上位10位までを
目立つように赤色の太字にする
なんてことができます。
関数のMAXとMINは最大値と最小値
であるものしか抽出できませんが、
この条件付き書式を使って指定すれば、
簡単に上位10位、下位10位を色付け
することができます。
グラフを活用する
やはり人間の目はイメージ化される
と強く脳に訴えかけることができます。
イメージ化する一番はグラフにすること。
グラフにすると様々な傾向が見て取れる
ようになります。
棒グラフなら比較が
折れ線グラフが売上推移が
円グラフなら割合が
一目瞭然です。
活用しない手はありませんよね。
ショートカットキーを覚えてスピードアップ
エクセルを活用する際に
避けて通れないのがショートカットキー
です。
別に知らなくても作成はできますが、
全く作成するスピードが変わってきます。
ここでも知っておくと便利な
ショートカットキーをお伝えします。
- ctrl A→ctrl C→ctrl V：全選択→コピー→貼り付け
- ctrl D：上のセルをコピー
- ctrl R：左のセルをコピー
- shift+win+S：範囲を選択してスクショ
- ctrl P：印刷
- ctrl Z：元に戻す
これだけ知っておくだけでも、
かなりデータ作成のスピードは
アップしますよ。
エクセルを使って経営効率アップ
考えてみてください。
エクセルが出る場合は
手計算で計算機を叩いて数値をだして
いたんです。
(ロータス１２３なんてものもありましたが…）
それが今ではエクセルに入力すれば、
自動で計算をしてくれます。
しかも正確に出してくれます。
POSのデータも大切ですが、
人間はただ表示されたものは
頭の中に入ってきません。
だからこそ、
自分自身で自分のフォーマットに
置き換える必要があるのです。
※もっと言えば手書きが一番頭に入ります。
分析に時間を避けれない気持ちも
十分わかります。
しかし正確な分析こそ、
明日への具体的かつ精度の高い改善行動
を生み出すことができます。
是非、エクセル活用して下さい。
(Googleのスプレッドシートでも同じです)
この記事を書いている人
- カフェコンサルタント
- コーヒー好き、カフェ好きの趣味が高じてカフェコンサルタントを始めて7年になります。このブログを読んだカフェ関係者が「これやってみよう」と思えるような売上アップや教育法を発信しております。簡単な質問は無料で対応しております^^
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