スタッフミーティングを有意義な時間にするための開催の仕方

2021年9月3日リライト

スタッフを含めた店舗ミーティング
大切だと思っているけど…

スタッフを含めた店舗ミーティング
定期的に開催をしているカフェも
多いことでしょう。

ところが、

・どのような議題内容にしたらよいか?
・ミーティング時間はどれくらいが良いか?
・どのように進めたらよいか?

様々な悩みがあると思います。

今回の記事では
スタッフミーティングの
進め方・あり方について解説します。

スタッフミーティングを開催する理由

働いているスタッフが全員集まって、
ミーティングをする機会ってなかなか
ありません。

今コロナで集まって何をすることが
あまり認められない世の中ですが、
集まることでできる空気感って大切
だと私は思っています。

もちろん感染症対策をしっかりと
やった上で開催します。

集まることで、
お店の理念や経営方針を再確認し、
お店としての方向性を一致させる
ことが大切なのです。

スタッフミーティング開催の目的

単純に伝達事項だけなら、
人数が10名以下のカフェなら、
経営者であるあなたのトップダウン
で良いでしょう。

ノートや伝達文書などを使い
伝えればいいのです。

スタッフミーティングは、
・お店の士気を上げる場
・スタッフとの信頼関係を築く場

とも思っています。

ただ伝達するだけや、
スタッフとのコミュニケーションを
取る場にしてももったいないです。

何回も開催できるものではありません。
ミーティングの目的を明確にし、
有意義な時間にしましょう。

スタッフミーティングの種類

まずスタッフミーティングは

1、スタッフ全員参加のミーティング
2、リーダーミーティング
3、各役割分担(プロジェクト)別ミーティング
4、クレーム対策ミーティング

写真はあるカフェでの売上対策ミーティングの様子

などが考えられます。

どのミーティングも大切なことは、
お店の未来を考える場として、
参加したスタッフが自由に発言できる
ようにすることです。

そうすることで、
ミーティングに参加後のスタッフの
モチベーションに差が出ます。

スタッフミーティングの流れ

まずリーダーミーティングなどを
活用して前もって話し合うメインの
テーマを決めておきます。

このテーマ非常に重要です。
テーマは1つに絞りましょう。

テーマ内容は日頃から、
スタッフに意見などを吸い上げて
おくことといいでしょう。

そのときの問題点や
季節柄起こりそうなことも
テーマにできます。

また当日の司会進行役も決めて
おきましょう。

当日の流れはこんな感じです。

・経営方針やミッションなどの唱和
・新人スタッフ及び昇進スタッフの紹介
・店長からお店へに対する想い
・司会よりルールと今回のテーマの説明
・ディスカッション
・連絡事項

ディスカッションでは、
議論が止まらないように予めスタッフに
根回ししておくのも1つの手です。

活発な場になるようにし、
自身は全員が発言できるようにするための
進行役に徹します。

有意義なスタッフミーティングにするために

スタッフミーティングをより有意義
なものにするためにも以下のことを
守りましょう。

ミーティングのルールを作る

実は一番重要です。
ミーティングの雰囲気はこのルール
によって成立します。

なので必ず伝えます。
ルールの内容とすれば、

・相手が言ったことを否定しない
・○○だからできないと言わない
・他者を批判をしない
・必ず1つは意見を言う など

ルールとして伝えます。
このルールを設定することで、
ミーティングの雰囲気は必ず良くなります。

画像は写真ACより

ミーティングの時間を守る

どんなにディスカッションが
盛り上がったとしても、
終了時間は守ります。

どうしても終わらない場合は、
一旦締めてから残りたい人だけ
残るのも1つの方法です。
(あまりおすすめしません)

ミーティング時の時給は支払う

スタッフミーティングを開催時に
必ず問題として出るのが
ミーティング時の時給の問題です。

「ミーティングだから時給は発生しない」
一昔前の考え方でしょう。

時給を支払って
しっかりと意見を出してもらい、
有意義な時間を作ってください。

何でもそうですが、
無料のものは実がなりません。
投資だと思って気持ちよく時給を払いましょう。

司会及び意見の聞き役に徹する

スタッフとのミーティングを
意味のあるものにするためには、
スタッフが言いたいことを言える
雰囲気にすることです。

これだけは守らないと、
「ミーティング参加したって仕方ないよ」
「まあ顔は出しますよ」

という投げやりの参加者が増えます。

こうなると、
ミーティングの時間をわざわざ作った
意味はなくなってしまいます。

まずは
スタッフが言いやすい雰囲気作り
を心がけてください。

となれば具体的に
ミーティング時のあなたの役割は
何をすべきかと言うと、

それは進行役に徹することです。
いわゆるファシリテーターに徹する
ことです。

ファシリテーターになって、
スタッフの意見をどんどん引き出す
ことです。

建設的な意見が飛び交うような
ミーティングの場にできるかどうかは
あなたの引き出し方次第です。

ミーティングの記録係りを設定する

ミーティング中に出た意見を
ノートに記録する人とホワイトボードに
記録する人を設定します。

ホワイトボードがなければ、
参加者に見えるように付箋に書いて、
貼っていくのもいいですよ。

いずれにせよ、
話した内容は後日きちんと
議事録として保管しておきましょう。

ミーティングの最後は自分が締める

ミーティングも終わりの時間に
近づいたらたくさん出た意見を
あなたがまとめます。

いつから何をやるのかを明確にする
ことをその場で決めます。
決めたらそれを行動するのみ!

次回のミーティングで、
決めたことが実際に行動できたかどうか
検証をしてください。

また伝達事項があれば、
最後に手短に伝えてください。

ミーティングの内容を店舗運営に反映

そして何よりも大切なことは、
ミーティングで決めた内容を
店舗運営に反映させることです。

終わった後に、
「では、明日からこれをやりましょう!」
と決めることです。

せっかくスタッフがわざわざ
貴重な時間を作って
集まって決めた内容。

反映されなければ、
まさに絵に描いた餅になり、
スタッフのモチベーションも下がります。

スタッフミーティングの成功のカギは、
スタッフミーティングに参加してよかった
とスタッフが思うことです。

そのためにも
ミーティングで出たアイディアをすぐに
店舗運営に反映しましょう。

そうすれば、
スタッフミーティングの重要度も上がり、
スタッフのミーティングへの参加意識も
あがります。

クリエイティブな場になる様、
売上アップの為には何ができるのか?
考えられる場にしましょう。

スタッフミーティングはスタッフの教育・育成の場

スタッフミーティングが
建設的で雰囲気が良い状態なら、
間違いなくスタッフのモチベーション
は上がります。

またミーティングをやることで、
スタッフの仕事に対する思考は
かなり育ちます。

だからこそ、スタッフミーティングは、
スタッフを教育、育成する場なのです。

ミーティングが終わった後、
参加したスタッフのモチベーションが
きっとあがりますよ!

この記事を書いている人

稲垣 高史
稲垣 高史カフェコンサルタント
コーヒー好き、カフェ好きの趣味が高じてカフェコンサルタントを始めて7年になります。このブログを読んだカフェ関係者が「これやってみよう」と思えるような売上アップや教育法を発信しております。簡単な質問は無料で対応しております^^

スタッフミーティングを有意義な時間にするための開催の仕方

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