2022年11月17日更新

シフト表
あなたのカフェでもありますよね？

お店によって
様々なタイプのシフト表があり、
今の時代はアプリでも作成できます。

ただ実にもったいないことに、
スタッフが働く時間を書いただけ
のシフト表に多くの店でなっています。

今回の記事では
シフト表作成の基本を伝え、
更にシフト表を活用して最大限の売上
を確保する方法をお伝えします。

シフト表の意味

シフト表は何のために作成する
のでしょうか。

「そんなの勤務時間を示すためだよ」

こんな声が聞こえてきそうです。

確かにそれもありますが、
「お店の売上を達成するために誰を何時から何時に組み入れるか」
なのです。

つまり売上目標ありきなのです。

しかし残念ながら、
今の時代スタッフ不足もあり、
多くのお店でシフトを埋めるのに
精一杯かもしれません。

以下に続く
基本的なシフト表作成の流れから知り、
売るためのシフト表作成のポイントを
知って下さい。

シフト表作成の基本

今の時代、
シフト作成専用のアプリである
AirシフトやLINEを使ったらくしふなど
使っているかもしれません。

しかし私が見る限り、
手書きやエクセルで作成している
お店が個人店ではほとんどです。

手書きやエクセルを使った
基本的なシフト表作成の仕方を
お伝えします。

１、スタッフが勤務希望を提出

以前は所定の「勤務希望表」なる用紙
に書いて提出していましたが、
今はメールやLINEで対応している店
も多いことでしょう。

また、専用の無料アプリも存在する
ので活用するのも良いでしょう。

２、勤務希望を元にシフト表を作成

提出されたスタッフの勤務希望表と
基本シフトに沿ってシフト作成します。

３、不足シフトを募集する

できあがったシフトで不足している
時間を募集します。
また重なった場合は、
スタッフに調整依頼をかけます。

私の場合は、
できあがったシフトに付箋で

「12時ー17時募集」

と書くと
入りたいスタッフがその付箋に
名前を書いてくれました。

売るためのシフト表作成のポイント

では基本的なシフト表の作成
の仕方がわかった次は、
売るためにどのような行動が
必要かお伝えします。

基本シフトありき

基本シフトとは、
スタッフを配置するために予め考えてある
シフトのことです。

ポジションから考えて、
この時間にこれだけの人数が必要だから、
このようなシフトで入る人間が欲しい。

つまり、
あなたのカフェの理想のシフト表
でもあります。

この基本シフトをシフト表に
蛍光マーカーで線を引っぱって
おきます。

この基本シフトを埋めていく
のがシフト作成なのです。

この基本シフトは、
スタッフ採用時の指針
にもなります。

では、具体的にどう作るのか？
目標人件費率と目標生産性と平均時給から
1日の目標労働時間数が出ます。

例えば、
1日の売上が30万、生産性6,500円
とするなら、
総労働時間として46時間使えます。

この46時間を時間帯ごとに割り振り、
基本シフトを作り上げます。

もちろん、必要な非生産時間
（仕込み、開店準備、閉店作業、発注業務など）
も考慮に入れます。

人件費率から労働時間を算出し、
基本シフトを作成しています。

基本シフト通りにシフトを作成すれば
大きな目標売上との誤差がない限り、
人件費オーバーはありえないのです！

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ポジションを理解しスタッフを活かす

シフト表作成者がお店のポジション
特性を把握していないと
シフト表は作成できません。

例えば、モーニングの時間の厨房は
売上○万まで1人、それ以上は2人
など知っている必要があります。

また、
スタッフ1人1人の能力を正確に把握
することも大切です。

例えば、
Aくんは売上５万までは
厨房を1人で任せられるが、
Bくんは売上３万が限界
と言った感じです。

・ポジション別特性
・スタッフの能力

この2点を把握することが
シフト作成において大切なのです。

シフト表と売上を連動させる

最初に触れた通りシフト表は、
目標売上を達成するための
スタッフ配置です。

目標売上を達成するために、
シフト表には、

・スタッフのポジション
・スタッフへの具体的な指示
・休憩時間
・時間帯責任者(コントローラー)

を記載します。

時々この話をすると、
「お店は常に動いているので書いてもその通りにはならないですよ！」
と言われる方がいます。

しかし、予定がある上での状応と
全くない上での対応では差が出ます。
判断スピードも変わります。

だからこそ、
上記の事項がシフト表に書いてある
必要があるのです。

シフト表に各種数値を記載する

シフト表には、
人件費関連の数値として、

• 本日のスタッフ目標労働時間数及び実績
• 目標労働生産性及び実績
• 目標人件費及び実績
• 目標人件費率及び実績

また、売上関連の数値として、

• 本日の売上目標及び実績
• 前年の売上
• 前年同日までの累計売上

を記載することで、
目標金額を売るためのシフト
になります。

時間帯責任者を明確にする

シフト表にしっかりと上記の内容が
書かれていてもお店は生き物なので、
その通りに動かせるとは限りません。

そこで大切になってくるのが
時間帯責任者＝コントローラー
なのです。

この時間帯責任者が、
そのシフト通りにスタッフを動かすか
どうかを判断します。

また指示命令系統が統一され、
スタッフも動きやすくなります。

目標よりも売上が高くなっていれば、
スタッフの休憩をずらすことも考えます。

思わぬ雨で、
お店が暇になってしまうことも。

そんなときには、
時間帯責任者を明確にしておけば
指示を出してくれます。

そのほかにも、
ルーティンチェック表を活用する
とよいでしょう。

育成したいスタッフがいれば、
トレーニングに充てるという判断
もするでしょう。

シフト表作成におけるルールを明確にする

ここ結構大切なポイントです。

スタッフの勤務予定表と
シフト表の掲示する期限を
公表して下さい。

例えばこんな感じです。

毎月20日18時までに、1日～15日までの勤務希望を所定の用紙で提出。

お店側は翌21日の10時にシフト表を掲示します。

このルールを決めておき、
初日のオリエンテーション時に
そのルールを伝えることです。

シフト表は目標売上達成のためのツール

最度言います。
シフト表の意味を考えてください。

✓ 目標売上があって、
✓ その目標を達成するために
✓ 各時間ごとどのくらいの売上で、
✓ その時間帯目標売上を達成するために、
✓ この時間何人のスタッフが必要

と考えるからこそ、
1日のシフト表ができあがるのです。

だからこそ、
売上目標が書いてあることは当たり前
なのです。

くどいですが、
シフト表は人ありきではなく売上ありき
で作成するものなのです！

ただスタッフの勤務時間が
書いてあるだけのシフト表に
なっていませんか？

シフト表は
目標売上を達成するための
戦力的なツールです。

このブログを読んだ機会に、
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