シフト作成のコツは基本シフトありき！シフト管理の注意点を把握して飲食店の売上アップ！
2024年7月29日更新
シフト表
あなたのカフェにもありますよね？
勤務スケジュール表と呼んでいる
かもしれませんね。
お店によって
様々なタイプのシフト表があり、
今の時代はアプリでも作成できます。
ただ実にもったいないことに、
シフト作成時にスタッフが働く時間を
書いただけに多くの店でなっています。
今回の記事では
シフト作成とシフト管理のポイントを伝え、
作成したシフトで最大限の売上を確保する
方法をお伝えします。
目次
シフト作成時のコツ
シフト作成時のコツの話をする前に、
まずなぜシフトを作成するのかを
考えてみてください。
「そんなの勤務時間を示すためだよ」
こんな声が聞こえてきそうです。
確かにそれもありますが、
「お店の売上を達成するために、
誰を何時から何時に組み入れるか」
が目的です。
お店の目標売上を達成するために
ここがポイントなんです。
つまり
シフト作成は売上目標ありき
なんです！
このことを忘れている
シフト作成者が結構います。
まずはこれが大前提です！
しかしスタッフ不足で、
シフトを埋めることが難しい
お店もあることでしょう。
そうなると、
こちらが欲しいシフトではなく、
スタッフが入りたいシフトに
なってしまいがちです
売上ありきのシフトにするためにも、
以下のポイントを抑えてください。
シフト作成する人は店長
まずシフト作成する上で、
誰がシフトを作成するのか？
ということです。
様々な意見があると思いますが、
シフト作成する人は、
店長もしくは店長に準ずる人
です。
理由は簡単。
売上を最大限に確保するために
シフトを作成するからです。
なので、
シフト作成やシフト管理の責任者は
当然店長が担うことが望ましいです。
もしどうしても、
店長以外のスタッフが担当するなら、
最終的な決は店長が担うようにして
ください。
最終的に、
店長がシフト作成しようがしまいが、
シフト作成及び管理の責任は店長だ
という意識を持ちましょう。
基本シフトありき
シフト作成時の最大のコツは
この基本シフトがあるかどうか
だと言い切れます。
基本シフトとは、
あなたのお店の理想のシフト表
です。
ポジションから考えて、
この時間にこれだけの人数が必要だから、
このようなシフトで入るスタッフが欲しい
を表したものです。
ここから基本シフトが作成されます
この基本シフトをシフト表に
蛍光マーカーで線を引っぱって
おきます。
スタッフが提出した出勤予定表から、
この基本シフトを埋めていくことが
シフト作成なのです。
この基本シフトは、
スタッフ採用時の指針
にもなります。
では、具体的にどう作るのか？
目標人件費率と目標生産性と平均時給から
1日の目標労働時間数が出ます。
例えば、
1日の売上が30万、生産性6,500円
とするなら、
総労働時間として46時間使えます。
この46時間を時間帯ごとに割り振り、
基本シフトを作り上げます。
もちろん、必要な非生産時間
（仕込み、開店準備、閉店作業、発注業務など）
も考慮に入れます。
人件費率から労働時間を算出し、
基本シフトを作成しています。
基本シフト通りにシフトを作成すれば
大きな目標売上との誤差がない限り、
人件費オーバーはありえないのです！
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ポジションを理解しスタッフを活かす
シフト表作成者がお店のポジション
特性を把握していないと
シフト表は作成できません。
例えば、モーニングの時間の厨房は
売上○万まで1人、それ以上は2人
など知っている必要があります。
また、
スタッフ1人1人の能力を正確に把握
すること＝ポジショニングも大切です。
例えば、
Aくんは売上５万までは
厨房を1人で任せられるが、
Bくんは売上３万が限界
と言った感じです。
- ポジション別特性
- スタッフの能力
この2点を把握することが
シフト作成において大切なのです。
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シフト表には必ず売上の記載を
最初に触れた通りシフト表は、
目標売上を達成するための
スタッフ配置です。
目標売上を達成するために、
シフト表には、
- スタッフのポジション
- スタッフへの具体的な指示
- 休憩時間
- 時間帯責任者(コントローラー)
を記載します。
時々この話をすると、
「お店は常に動いているので書いてもその通りにはならないですよ！」
と言われる方がいます。
しかし、予定がある上での対応と
全くない上での対応では差が出ます。
判断スピードも変わります。
だからこそ、
上記の事項がシフト表に書いてある
必要があるのです。
画像はイメージ(写真ACより)
シフト表に各種数値を記載する
シフト表には、
人件費関連の数値として、
- 本日のスタッフ目標労働時間数及び実績
- 目標労働生産性及び実績
- 目標人件費及び実績
- 目標人件費率及び実績
また、売上関連の数値として、
- 本日の売上目標及び実績
- 前年の売上
- 前年同日までの累計売上
を記載することで、
目標金額を売るためのシフト
になります。
時間帯責任者を明確にする
シフト表にしっかりと上記の内容が
書かれていてもお店は生き物なので、
その通りに動かせるとは限りません。
そこで大切になってくるのが
時間帯責任者＝コントローラー
なのです。
この時間帯責任者が、
そのシフト通りにスタッフを動かすか
どうかを判断します。
また指示命令系統が統一され、
スタッフも動きやすくなります。
目標よりも売上が高くなっていれば、
スタッフの休憩をずらすことも考えます。
思わぬ雨で、
お店が暇になってしまうことも。
そんなときには、
時間帯責任者を明確にしておけば
指示を出してくれます。
そのほかにも、
ルーティンチェック表を活用する
とよいでしょう。
育成したいスタッフがいれば、
トレーニングに充てるという判断
もするでしょう。
シフト表作成におけるルールを明確にする
ここ結構大切なポイントです。
スタッフの勤務予定表と
シフト表の掲示する期限を
公表して下さい。
例えばこんな感じです。
毎月20日18時までに、1日～15日までの勤務希望を所定の用紙で提出。
お店側は翌21日の10時にシフト表を掲示します。
このルールを決めておき、
初日のオリエンテーション時に
そのルールを伝えることです。
シフト作成の流れ
今の時代、
シフト作成専用のアプリである
AirシフトやLINEを使ったらくしふなど
使っているかもしれません。
しかし私が見る限り、
手書きやエクセルで作成している
お店が個人店ではほとんどです。
手書きやエクセルを使った
基本的なシフト表作成の仕方を
お伝えします。
スタッフが出勤予定を提出
以前は、
所定の「出勤予定表」なる用紙
に書いて提出していました。
しかし、
今はメールやLINEで対応している店
も多いことでしょう。
また、専用の無料アプリも存在する
ので活用するのも良いでしょう。
基本シフトにスタッフの勤務希望を当てはめていく
基本シフトに沿って、
スタッフから提出された出勤予定表
を当てはめていきます。
時々1ヶ月や15日分を表にして、
シフト表にしているお店を見かけますが、
シフト表は必ず1日毎に作成しましょう。
こういう話をすると、
「うちのカフェは売上が低いから」
と仰る方がいますが、
正直売上規模は関係ありません。
シフト表は今日1日このメンバーで
目標売上を達成していくという
意思表示でもあります。
1日毎作成し
スタッフが全員見える場所に掲示
してください。
不足シフトを補う
できあがったシフトで
不足している時間を補うために
スタッフに調整をかけます。
重なった場合も同様です。
私の場合は、
できあがったシフトに付箋で
「12時ー17時募集」
と書くと
入りたいスタッフがその付箋に
名前を書いてくれました。
今の時代はLINEグループを作成し、
不足時間を募集するのもありですね。
シフト表は目標売上達成のためのツール
最度言います。
シフト表の意味を考えてください。
✓ 目標売上があって、
✓ その目標を達成するために
✓ 各時間ごとどのくらいの売上で、
✓ その時間帯目標売上を達成するために、
✓ この時間何人のスタッフが必要
と考えるからこそ、
1日のシフト表ができあがるのです。
だからこそ、
売上目標が書いてあることは当たり前
なのです。
くどいですが、
シフト表は人ありきではなく売上ありき
で作成するものなのです！
ただスタッフの勤務時間が
書いてあるだけのシフト表に
なっていませんか？
シフト表は目標売上を達成するための
戦略的なツールだということを忘れない
でください。
この記事を読んだ機会に、
あなたのカフェのシフト表
見直してみませんか？
この記事を書いている人
- カフェコンサルタント
- コーヒー好き、カフェ好きの趣味が高じてカフェコンサルタントを始めて7年になります。このブログを読んだカフェ関係者が「これやってみよう」と思えるような売上アップや教育法を発信しております。簡単な質問は無料で対応しております^^
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