カフェという業種に予約管理システムの導入は必要か?

「ウェブで予約しシステムを作りたい」

結構ある相談内容の1つです。

予約システムを導入すれば、
いろいろなメリットがあるでしょう。
と同時にデメリットがあることも確かです。

予約管理システムはここ数年で
かなり進化しています。
と同時に私もかなり調べて検討しました。

この記事ではその全部について
とてもご紹介できません。

しかし、
あなたのカフェで予約管理システムを
導入するかどうかの判断材料となる
ことでしょう。

予約管理システムを導入するメリット

予約管理ステムを導入することで、
お店側にとって大きくメリットが
つあります。

予約管理システムを導入するメリット

それぞれ詳しく見ていきましょう。

人的なミスを防ぐことができる

忙しい時にかかってくる電話。
料理をしている時にかかってくると
対応するのも大変です。

この電話を減らすこともできるでしょう。
もちろん全部ではありませんが…

通常は予約ノートに書いて記録するため、
人為的な記録ミスやダブルブッキングも
防ぐことができます。

カレンダーに直接予約状況を書いているお店も多いのでは?
画像はイメージ(写真ACより)

お客様の利便性の向上が図れる

またお客様側からすれば、
24時間いつでも予約ができるということ
もうれしいことです。

また席の空席状況を把握できますし、
何よりもお店に行って並ばずに利用できる
というメリットがあります。

口コミサイトと連携できる

大手口コミサイト4社
食べログ、Retty、ぐるなび、ホットペッパーさん
と連携することが可能です。

連携することで、
認知度アップが見込まれ、
クーポンなどの活用もできます。

また口コミサイトはSEOに強いため、
検索エンジンで知ってあなたのお店に
来店の可能性も高まります。

以前の記事でも紹介しましたが、
Go TO Eatのキャンペーンの時も
かなり影響がありました。

予約時に決済もできる

予約管理システムによっては、
予約時に決済もすることができます。
そうすることでキャンセルも防ぐことが
できるでしょう。

予約管理システムを導入するデメリット

メリットを見てきましたが、
デメリットがあることも確かです。

予約管理システムを導入するデメリット

それぞれ見ていきましょう。

非常にコストがかかる

大手口コミサイトなら、
最低でも月10,000円の経費が
かかります。

また自社で予約管理システムを作るとなれば、
安くても50万は準備する必要があります。

これだけかけたとしても、
お客様の利便性のために
予約システムを構築する必要があるのか?
考える必要があります。

無料のシステムを使用したとしても、
かなりの時間があなたから奪われる
ことでしょう。

活用できるかどうか

今、世の中には多くのすばらしい
予約管理システムがリリースされています。

トレタ、レストランボード、ebicaなどなど
どれもかなりの機能が盛り込まれています。

ここに落とし穴があります。
全部の機能を覚え活用するのに
かなりのあなたの時間を使います。

もちろん、各会社は
手厚くサポートしてくれることでしょう。

しかし、
せっかく導入しても活用できなければ、
意味がありません。

その辺りも十分に検討する必要があります。

画像はイメージ(写真ACより)

予約をしたから来店とは限らない

これ一番の問題ではないでしょうか?

飲食店の予約のドタキャン問題は、
最近大きくメディアでも取り上げ
られています。

問題として、

  • 用意しておいた食材が無駄になる可能性
  • 席を準備してのに一定時間使えない可能性

があります。

カフェ・喫茶店という業種上、
一度の予約数は2名~4名が中心なので、
食材のロスについてはそれほど問題はない
と考えます。

しかし、一番の問題は、
ピークに席が予約したお客様のために
稼働できないことです。

予約席
画像はイメージ(写真ACより)

予約を取ってないないお客様が
行列を作っても予約を取ったお客様の
ために空けて置かなければならないのです。

予約管理システム導入の判断

メリットとデメリットの積み重ねで、
どうすべきか判断します。

デメリットを解決できる策があること
も大切な判断要素です。

もし導入するなら…

もし予約システムを導入するなら、
経費がかからない簡易的なものから
始めることをお勧めします。

特にお勧めなのが、
LINEのビジネスアカウント内にある
「1to1トーク」という機能を活用すること。

お客様とともだちになり、
お店のタブレットか何かで管理
すれば十分対応できるでしょう。

  • 顧客台帳が必要
  • CTIが必要
  • メルマガ機能が必要

とそのような状況になったら、
予約管理システムの導入を検討する
ことを始めたら良いのです。

どのような予約システムを導入
したらよいかは私のメルマガに登録
して得られる小冊子をご覧ください。

私なら予約システムは導入しない

それは以下の大きな2つの要因からです。

  • 経費と自分の時間をかなり奪われること

これは前述の内容からわかってもらえる
と思います。
あなたからかなりの時間とお金を奪います。

  • 予約キャンセルから生じる様々なリスク

カフェ・喫茶という業種の場合、
ほとんどのお店が20席~30席前後
だと思います。

予約を取ったお客様が来店されなかった時、
貴重な席の中から稼働しない席が生じます。
しかも一番お客様の利用の多い時間に…

またお客様は時間通りに来店されるとは
限らないために、席が空いているのに、
お客様を案内できないという事態も発生します。

このデメリットを解決できるかは、
ある程度席数を所有しておるお店に
有効だと考えます。

また、お客様がピーク時に並ばないなら、
予約システムを導入する必要もないでしょう。

もっと言えば、
予約管理ステムではなく「予約」というものを
私は導入しません。

むしろ、
ピーク時にお客様が並ぶお店なら、
その並んでも待っていただいたお客様へ
最高のサービスをすることを考えます。

予約ということ自体が
悪いシステムだとはもちろん
思っていません。

あなたのお店の状況、業種を考えて、
予約といういステムが必要かどうかを
判断してほしいのです。

この記事がその判断の指針となる
ことを期待しております。

この記事を書いている人

稲垣 高史
稲垣 高史カフェコンサルタント
コーヒー好き、カフェ好きの趣味が高じてカフェコンサルタントを始めて7年になります。このブログを読んだカフェ関係者が「これやってみよう」と思えるような売上アップや教育法を発信しております。簡単な質問は無料で対応しております^^

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