スタッフの業務量の偏りを付箋で解消し平準化する方法

2021年7月19日リライト

  • スタッフに業務量に偏りがある
  • 特定のスタッフばかり業務量が多い
  • スタッフが業務を受け入れてくれない

どこのカフェでも上記のような経験
されていませんか?

カフェには大きなものから
細かいものまで様々な業務が存在します。

しかも社員は自分だけという
カフェも少なくないのでは?

となると鍵になってくるのが
スタッフの役割分担です。

この記事では、
スタッフの業務分担の偏りをなくし
平準化する方法についてお伝えします。

優秀なスタッフに業務は集まる

どこのお店でも
スタッフの業務分担には偏り
が生じる可能性があります。

理由は簡単です。
優秀なスタッフに業務が集まるからです。

考えてみてください。
仕事を頼みたいのは誰でしょうか?
確実に仕事を終えてくれる優秀なスタッフ
ですよね?

もっと言えば、
経営者であるあなたが
店長であるあなたが
スタッフが何をしているのか
を把握しきれていないのです。

※もしあなたのお店のスタッフに残業時間が多ければこれが原因です。

一方でなるべく業務・役割を
増やしたくないスタッフたちもいます。
平準化するためにはどうすればよいのでしょうか?

スタッフたちの業務量を明確にする

まずどのスタッフがどんな業務を
やっているのかを明確にする必要
があります。

では具体的に何をすればよいでしょうか?
手順は以下のとおりです。

では詳しく見ていきましょう。
まず以下を準備してください。

・スタッフの数だけ異なる色の付箋(大きさ各2種類)
・大きな模造紙

いずれも100円ショップで購入できます。

※模造紙を購入しなくても、
 お店に大きなホワイトボードや、
 机があればそれを活用できます。

付箋を準備したら、
スタッフ毎に色を分けそれを渡し、
自分が担っている業務をとにかく
書いてもらいます。

付箋に業務を1つ1つ書くのですが、
例えばトイレチェックシートのコピーと
発注では業務にかかる時間が違います。

かかる時間が
長いものは大きい付箋
短いものは小さい付箋
に記入してもらいます。

細かい作業も、
時間がそれほどかからない作業も
全て1枚の付箋に書いてください。
(付箋の大きさを変えて)

付箋に書いたら模造紙にその付箋を
貼り付けて行きます。
こんな感じです。

この時はテーブルをくっつけて
貼っていきましたがなんかカラフルで
楽しそうでしょ?(笑)

このような作業をすれば、
自ずと付箋の色と大きさで
スタッフの業務量が明確になるのです。

業務量の偏りを解消する

ここからがポイント。
業務量が明らかに多いスタッフが
いたら、

  • 業務を他のスタッフに渡す
  • 業務事態を廃止する

ことを考えます。

この時に業務量の少ないスタッフが
「え~、やりたくない」
と言うのは私の経験上結構少ないです。

なぜなら、模造紙の上に
業務量の偏りが明らかに見えている
からです。

結構スタッフ同士が
率先して業務量の偏りをなくす様
動いてくれます。

もちろん強制はNGです。

またよくある事象として
業務量が集中している優秀なスタッフ
が辞めてしまうときがあります。

このようなトラブルも
定期的にこの付箋を使ったワークを
することで防ぐことができます。

あなたのカフェが、
特定のスタッフの業務量の偏りで悩むなら、
この付箋の方法是非試して下さいね。

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この記事を書いている人

稲垣 高史
稲垣 高史カフェコンサルタント
コーヒー好き、カフェ好きの趣味が高じてカフェコンサルタントを始めて7年になります。このブログを読んだカフェ関係者が「これやってみよう」と思えるような売上アップや教育法を発信しております。簡単な質問は無料で対応しております^^

スタッフの業務量の偏りを付箋で解消し平準化する方法

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