スタッフの業務量の偏りを付箋で解消する方法

2020年5月13日リライト

・スタッフに業務量に偏りがある
・特定のスタッフばかり業務量が多い
・スタッフが業務を受け入れてくれない

どこのカフェでも上記のような経験
されてないでしょうか?

カフェには大きなものから
細かいものまで様々な業務があります

しかも社員は自分だけという
カフェも少なくないのでは?

となると鍵になってくるのが
スタッフの役割分担です。

ところがこのスタッフの役割分担。
どうしても業務量に偏りが出る
ことが多いのです。

優秀なスタッフに業務が集まる
傾向にあるからです。

一方でなるべく業務・役割を
増やしたくないスタッフたちもいます。
気持ちよく受け入れてくれるためには、

スタッフたちの業務量を明確にする

必要があります。
では具体的に何をすればよいでしょうか?

スタッフの業務量の偏りは意外とあります。

昔上司に言われた言葉ですが
「仕事はできる人間に集まる」
とはよく言ったものです。

業務量の偏りを是正するために
スタッフの仕事量を明確にしましょう。
具体的な方法をお伝えします。

まず以下を準備してください。

・スタッフの数だけ異なる色の付箋(大きさ各2種類)
・大きな模造紙

いずれも100円ショップで準備できます。

付箋を準備したら、
スタッフ毎に色を分けそれを渡し、
自分が担っている業務をとにかく
書いてもらいます。

付箋に業務が1つ1つ書くのですが、
例えばトイレチェックシートのコピーと
発注では業務にかかる時間が違います。

かかる時間が
長いものは大きい付箋
短いものは小さい付箋
に記入してもらいます。

付箋に書いたら模造紙にその付箋を
貼り付けて行きます。
こんな感じです。

この時はテーブルをくっつけて
貼っていきましたがなんかカラフルで
楽しそうでしょ?(笑)


付箋の色と大きさでスタッフの業務量がわかる
のです!

ここからがポイント。
業務量が明らかに多いスタッフが
いたら、

・業務を他のスタッフに渡す
・業務事態を廃止する
ことを考えます。

この時に業務量の少ないスタッフが
「え~、やりたくない」
と言うのは私の経験上結構少ないです。

なぜなら、模造紙の上に
業務量の偏りが明らかに見えている
からです。

もちろん強制はNGです。

またよくある事象として
業務量が集中している優秀なスタッフ
が辞めてしまうときがあります。

このようなトラブルも
定期的にこの付箋を使ったワークを
することで防ぐことができます。

もし、スタッフの業務量の偏りで悩むなら、
この付箋の方法試してみて下さいね。

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